10 савета за креирање политике друштвених медија за ваше пословање: Испитивач друштвених медија

Политика. То може бити прљава реч, посебно у заједницама друштвених медија.

Зашто? Лоше написане политике друштвених медија ограничавају, одвраћају и умањују ангажман на друштвеним мрежама - тачно супротно онога што предузећа желе.

Међутим, сјајне политике друштвених медија подржавају, штите и оснажују висококвалитетно ангажовање. Ради се о оснаживању и поверењу.

Као што Бетх Кантер пише, „Поверење је јефтиније од контроле.”

Овај чланак ће вам објаснити како се политике друштвених медија разликују од осталих политика 10 савета за стварање ефикасне политике друштвених медија.

Зашто политике друштвених медија?

Политике друштвених медија су различите. У већини политика и процедура документујемо шта би особље требало да ради у одређеним ситуацијама: „Ако се то догоди, учините то.“ За друштвене медије не постоји начин да тачно знају какве ситуације могу настати - или у многим случајевима - како особље треба најбоље да се носи са њима. Свака мрежа друштвених медија и сваки однос су јединствени и окружење друштвених медија се свакодневно мења.

Ризици су неизвесни. Судови су у процесу тумачења закона у вези са друштвеним мрежама. Док тај процес тумачења не сазри - и ово ће потрајати године – организације раде без коначних смерница. Питања која се могу појавити су: поверљивост запослених и / или клијената, проблеми у радним односима, дизање бренда, погрешна комуникација, нежељена пошта итд.

С обзиром на неизвесно окружење и нејасне ризике, како да напредујемо?

На интернету постоје стотине примера политика друштвених медија. Ако тражите полазиште, сигурно ћете пронаћи идеје овде и овде.

Међутим, да би се креирале политике које функционишу - стварно раде - морамо прво поставити темеље.

Овде су 10 стратегија које можете применити данас.

# 1: Окупите свој тим

Политику друштвених медија не може написати само једна особа. То мора бити јединствено за вашу организацију и идеално би требало да буде укључивање података различитих људи са различитим вештинама.

Тимски приступ осигурава да се кључним областима ризика правилно управља и да се сви будући изазови који се могу појавити решавају на одговарајући начин.

Поред особља које је директно укључено у друштвене медије, потенцијални чланови тима могу бити: извршни директор, директор људских ресурса, ИТ директор, директор маркетинга / развоја, директор програма / одељења, паметни правник у друштвеним мрежама и најмање један дигитални матерњи.

Не брините, не мора сваки члан овог тима бити упознат са интимним детаљима ваших активности на друштвеним мрежама. Размислите на овај начин: ако дође до кризе, које информације треба да има ваш тим (о социјалним медијски и правни пејзажи као и ваша организација и вредности) како бисте на одговарајући начин одговорили на друштвене медији?

# 2: Фокус на стварању културе

Друштвени медији су органски. Мења се сваки дан. Бирократске политике вероватно неће бити успешне. Уместо тога, желимо културу иновација, размене идеја, решавања проблема и креативности. Постоји директна веза између интерне организационе културе и политика. Заправо, политике које пишемо обликују нашу културу.

Док пишете своје смернице, укључују процесе који јачају културу вредновања и учења. Ево неколико питања која треба размотрити:

• СЗО је у вашем тиму за друштвене медије?
• Колико често да ли се упознају?
• Како су решени проблеми / изазови и од кога?
• Како сте групно учење докумената?
• Како ћемо процените наше успехе и учити из наших неуспеха?

У својим смерницама можете признају културне вредности друштвених медија транспарентности, доследности, повезаности, креативности и ажурности. Имајући ове вредности на уму, граде процесе који истичу обуку, подршку и евалуацију.

Ако вам је концепт културе друштвених медија нов, погледајте 26 Обећавајуће статистике друштвених медија за мала предузећа. Нуди сјајан преглед пејзажа друштвених медија и зашто то утиче на предузећа.

# 3: Размотрите правне последице, укључујући и Национални одбор за преглед радних односа (НЛРБ)

Многи судски случајеви који се појављују због друштвених медија су питања радних односа. Национални закон о радним односима (НЛРА) донесен је првенствено ради заштите права запослених на организовање.

Традиционално, организовање запослених одвијало се лично или путем телефона. Појавом друштвених медија одвија се и на мрежи. Није важно да ли су запосленици синдикати или не; имају право да разговарају о условима запослења са колегама запосленим.

То значи да чак и случајни разговор на Фацебоок-у о радним условима може бити заштићен под НЛРА-ом. Свака ситуација је различита, али суштина је следећа: будите веома пажљиви и реците запосленима шта могу, а шта не смеју да раде на својим личним веб локацијама на друштвеним мрежама. Овај језик се брзо може повратити.

У августу 2011. године НЛРБ је издао допис у вези са 14 ових случајева. Овај допис је пружио објашњења случајева као и образложење донетих одлука. Топло препоручујем послодавцима прочитајте ову белешку и поделите је са свима у тиму друштвених мрежа.

# 4: Одвојите опште политике од смерница специфичних за локацију

Пејзаж друштвених медија мења се сваког дана. Ако су ваше смернице уско усредсређене на одређену веб локацију на друштвеним мрежама, постаће прилично брзо застареле. Генерално, политика треба фокусирајте се на велику слику: ко шта ради (улоге и одговорности), општи преглед како то могу / не могу (законска усклађеност и брендирање, на пример) и зашто то уопште радимо (сврха и вредности).

Могу се створити засебне писане смернице за бележење ситних и ситних специфичности одређене веб локације на друштвеним мрежама. Ове смернице изузетно помажу у случају флуктуације особља. Процес израда смерница такође помаже запосленима да боље разумеју и објасне шта раде и како.

# 5: Не откривајте точак

Вероватно имате већ успостављене бројне интерне политике које се односе на активности на друштвеним мрежама. То укључује политике о приватности, сагласности за фотографије, коришћењу Интернета, коришћењу мобилних телефона и многим другима.

Можете наведите ове смернице у својим политикама друштвених медија, водећи посебно рачуна о свим разликама у апликацијама које су можда потребне код друштвених медија.

На пример, у вашој политици коришћења мобилног телефона тренутно се можда не говори о употреби фотографија са камера мобилних телефона. Захваљујући геотаггинг, фотографије снимљене мобилним телефонима готово универзално садрже дигитално кодирање које одаје вашу тачну локацију на датуму и времену фотографије. Ако отпремите фотографију снимљену камером мобилног телефона на своје веб локације на друштвеним мрежама, можда ћете дати више информација него што је потребно.

Политика друштвених медија може ово узети у обзир тако што ће захтевати од особља користите софтвер за уклањање фотографија информација о географском означавању пре него што фотографије могу бити објављене.

# 6: Укључите спољне прописе

Већина законских прописа (укључујући ХИПАА, ФЕРПА, поштено запослење итд.) На снази је на мрежи, али и ван ње. Користите смернице друштвених медија да подсетите запослене да се морају придржавати ових прописа. Гдје је то могуће, дати експлицитне примере који типови понашања нису прихватљиви.

П.С.: Повољан тренутак је да размислите о корпоративној обуци за усаглашеност. Друштвени медији утичу на скоро сваки аспект нашег живота и пословања. Ако ваш тренинг о приватности, поверљивости, брендирању итд. Тренутно не расправља о друштвеним мрежама, време је да га укључите.

# 7: Створите две политике

Сматра се најбољом праксом да се имају две политике социјалних медија: једну за запослене који користе друштвене медије за свој посао и другу за запослене који користе друштвене медије у свом личном животу.

Прва политика, усредсређена на активности везане за посао, треба покрити све о чему смо овде разговарали: дефинисање вашег тима, артикулисање улога и одговорности, смернице за брендирање и постајање јасног о томе које се унутрашње и спољне политике морају поштовати.

Друга политика, усредсређена на запослене који користе друштвене медије у свом личном животу, требало би дајте запосленима информације о томе шта могу, а шта не могу рећи о вашој компанији на њиховом личном сајту.

Неке организације - укључујући војне организације и здравство - желеће будите врло прецизни о томе шта запослени не смеју да деле на мрежи.

На пример, пословне тајне, подаци о клијентима, па чак и пребивалиште запослених, могу бити строго поверљиви. Друге организације ће желети подстакните запослене да се понашају као амбасадори бренда. Неки чак иду толико далеко да дају смернице како да разговарају о компанији на мрежи. Међутим, како бисте волели да то раде ваши запослени разговарајте (или не разговарајте) о својој компанији на мрежи, дајте им смернице.

Две речи опреза: 1) Опасно је захтевати од запослених да користе своје личне налоге на друштвеним мрежама да би се повезали са вашом компанијом на мрежи. Они то могу одлучити, али нека то буде њихов избор. Последње што било који менаџер жели је да сазна више о приватном животу запосленог него што он / она треба да зна. 2) Пре него што напишете смернице, прочитајте савет бр. 3 и белешку Националног одбора за преглед радних односа. То ће вам уштедети пуно главобоље на путу.

# 8: Нагласите образовање

Границе између нашег личног и професионалног живота се бришу. Већина запослених није у потпуности схватила изазове који се могу развити као резултат смањене приватности. Стара изрека је била: "Шта се дешава у Вегасу остаје у Вегасу." Данас је тачнија изјава, „Оно што се догоди у Вегасу остаје на Фацебоок-у.“

Док читам судске случајеве који излазе о друштвеним мрежама, чини ми се да многи случајеви настају из незнања, а не из злобе запосленог. Многи запослени нису у потпуности размислили о последицама свог цибер-понашања. Пружајући едукацију о кибернетичкој сигурности за своје особље, послодавци спречавају проблеме пре него што почну.

Баш као што имате две смернице, једну за активности везане за посао и другу за запослене који користе друштвене медије у свом личном животу, едукација запослених такође може имати два трага:

• Обезбедити обуку у вези са послом особљу ангажованом на друштвеним мрежама у име организације. Стална редовна обука помаже да ваша организација буде у току и пружа особљу прилику да се умрежи са другима на терену.
• Едукујте цело особље о безбедности на Интернету. Ово образовање може да обухвати како да се заштитимо од сајбер криминала и како да успоставимо и заштитимо своју репутацију на мрежи.

Што се тиче одговорног цибер понашања, послодавци имају јединствену прилику да образују радије него што имају мандат. Ова посвећеност показује поштовање према запосленима. Запослени се осећају цењеним, повереним и надахнутим. Сви имају користи.

# 9: Затражите од адвоката да прегледа политике

Правни савет је пресудан. Лако је погријешити, посебно у областима радних односа. Проверите да ли сте питајте адвоката који има искуства у тој области - ваш пријатељ пореског адвоката неће вам бити од велике помоћи.

Правни преглед може бити скуп; међутим, тужба би била експоненцијално скупља.

# 10: Не дозволите да сакупља прашину

Сајбер-окружење се често мења. Политике друштвених медија треба прегледати најмање сваких шест месеци. Нека сви у тиму прегледају смернице одвојено, а затим заједно.

Запитајте се, да ли је ово још увек релевантно? Да ли нам ово помаже да радимо посао? Како се у последње време променило окружење друштвених медија? Постоје ли нека правна ажурирања која се примењују?

Политике социјалних медија нису најузбудљивији део друштвених медија; међутим, ако су добро развијени, могу подржати, оснажити и ангажовати особље као што они ангажују ваше клијенте.

Које су ваше мисли? Који је ваш најбољи савет компанији која пише политику друштвених медија? Молимо оставите своја питања и коментаре у пољу испод.