Како створити бесплатан систем службе помоћи помоћу ИссуеБурнер и Гмаил-а

Управљање задацима на бази е-поште био је концепт који ме већ неко време занима, и увођењем нове услуге под називом ИссуеБурнер, можда је одличан тренутак да озбиљно размислите о управљању задацима путем е-поште. Пре него што је ИссуеБурнер дошао заједно, играо сам се са идејом да нађем виртуелног асистента (ВА) кога бих могао да БЦЦ на свим моје е-поруке које садрже задатак, подсетник или састанак и налажу га да га дода у мој календар, листу обавеза или шта већ ти. То би сигурно било корисно коришћење ВА-а, иако можда скупље него што вреди. ИссуеБурнер, међутим, ову функцију бесплатно аутоматизује (барем за сада). Мислим да ми се свиђа.

Укратко, ево како функционише ИссуеБурнер. Задаве или проблеме можете да креирате слањем е-поште иссуес@иссуебурнер.цом. Када то учините, ИссуеБурнер аутоматски ствара проблем повезан са вашом адресом е-поште и било којом адресом е-поште наведеном као примаоци у До: или ЦЦ: поље. Можете да креирате проблеме без пријаве, али када направите рачун, можете да прегледате отворене проблеме и коментаришете проблеме. Постоје неке кључне предности овог система за које мислим да ће заиста успети за колаборативне тимове и столове за корисничку подршку:

• Све је засновано на е-пошти. Проблеми се могу креирати и пратити све помоћу једноставног ЦЦ :.
• За учешће вам није потребан рачун ИссуеБурнер. То значи да СВИ ваши купци и клијенти могу ући на брод, а да их не прођу кроз процес пријаве (који је ионако мртав једноставан).
• То је пријатељски према мобилним уређајима. Ако можете да пошаљете е-пошту, можете да решите проблем.
• Помаже одвајање предмета који се прате од уобичајених порука е-поште.
• Ради са било којом платформом за е-пошту. Оутлоок, Гмаил и други клијенти е-поште омогућавају вам претварање е-порука у задатке, али ИссуеБурнер омогућава дељење проблема између свих платформи за е-пошту.

Да бисте максимално искористили километражу од ИссуеБурнер-а, мораћете да мало примените креативност. Али једна очигледна апликација која ми пада на памет је стварање службе за помоћ. Помоћу ИссуеБурнер можете долазне поруке е-поште претворити у „улазнице“ и пратити статус и преписку са клијентом. Убит ћу две птице једним каменом показујући вам како функционише ИссуеБурнер док постављам гроовиПост “врућа линија" шалтер за информације. На купац страна (или у нашем случају читаоци, јер немамо купаца), то ће бити тако једноставно као слање е-поште служби за помоћ, на који сам постављен јацк+хелп@гроовипост.цом. Али на тужени са стране, укључено је мало подешавања.

Први корак

Пријавите се за ИссуеБурнер. Све што треба да урадите је да посетите ИссуеБурнер.цом и кликни Пријави се. Дајте им своје име и адресу е-поште и готови сте.

Имајте на уму да не морате нужно да користите адресу е-поште коју ћете користити за поље долазних захтева службе за помоћ.

Корак други

Креирајте групу у ИссуеБурнер-у. Овај корак бисте заправо могли прескочити ако планирате посветити овом рачуну јединственој сврси, али ако ИссуеБурнер желите користити за друге организације и задатке, група је добра идеја. Кликните наГрупе у горњем десном углу и кликниСтворити групу.

Унесите назив групе и организацију. Ево, изабрао сам „Помоћ" и "гроовиПост.”

Имајте на уму да ова адреса неће бити видљива јавности. Уместо тога, они ће вам послати адресу коју сам горе споменуо, а то ће бити једина адреса која може да решава проблеме. То додаје слој заштите од нежељене поште, али и даје професионалнији изглед укључивањем властитог имена домена у е-пошту. Сад примјетите да сам га поставио, тако да се могу пријавити проблеми Било ко. То је засад потребно, тако да можемо да проверимо Гмаил правило за прослеђивање. Можда бисте желели да се вратите и промените у Само за чланове групе касније.

Кликните наКреирај када завршите.

Затим додајте чланове који могу да додају проблеме. У наше сврхе, додаћу јацк+хелп@гроовипост.цом. Ако желите, можете додати и друге. Реците, такође бих могао да додам јерри+хелп@гроовипост.цом или тамми+хелп@гроовипост.цом, ако бих желео да и други могу да постављају захтеве за помоћ (и ако су ти људи заиста постојали). Запамтите: уз Гоогле Аппс за домене и Гмаил налоге, све што додате након знака + се игнорише, али се још увек може користити у сврхе филтрирања. читати наш претходни пост за више информација о Прилагођене адресе Гмаил-а.

Још једна ствар коју треба да урадите је да промените адресу одговора. Урадити тако, кликни Групе и кликниУправљати поред имена групе. Под Подешавања групе, кликниПромена поред "Подразумевано од е-маила и одговора на одговор”. Тако ћете задржати приватну адресу е-поште ИссуеБурнер.цом.

Ок, сада смо сви постављени на ИссуеБурнер-у. Идемо на Гмаил.

Трећи корак

Подесите прослеђивање у Гмаил-у. Циљ је просљеђивати све е-поруке послане на јацк+хелп@гроовипост.цом до хелп.гроовипост@иссуебурнер.цом. Да бисмо то постигли, прво морамо да проверимо да ли смо овлашћени да проследимо на последњу адресу. У Гмаил-у, кликните Подешавања и изабери Прослеђивање и ПОП / ИМАП. Кликните наДодајте адресу за прослеђивање и уђи хелп.гроовипост@иссуебурнер.цомили шта год да сте поставили свој групни рачун ИссуеБурнер као.

Након тога, Гмаил ће послати е-поруку на ИссуеБурнер рачун са везом за потврду. ИссуеБурнер ће вам узвратити као ново издање, тако да би требало да се појави у вашој Гмаил пошти. Можете је видети и на свом ИссуеБурнер налогу. Кликните на да потврди.

Корак четврти

Филтрирајте поруке послате на вашу прилагођену Гмаил адресу. Кликните наПодешавања и изабери Филтери и кликни Креирајте нови филтер. У поље За: унесите своју прилагођену адресу е-поште и кликниСледећи корак.

Ова правила можете поставити по жељи, али пошто ће вас ИссуеБурнер ионако обавештавати о новим проблемима, волим да одаберем Означи као прочитано и Прескочите Инбок. Најважнија опција за избор је избор Проследи на: и изабери хелп.гроовипост@иссуебурнер.цом. Кликните наКреирајте филтер када завршите.

Сад сте готови. Хајде да испробамо.

Израда задатака са ИссуеБурнер-ом

Сада, помоћу Гмаил филтера који смо поставили и групе ИссуеБурнер коју имамо, било које е-поруке послане на јацк+хелп@гроовипост.цом ће се аутоматски претворити у проблем ИссуеБурнер. Име издања биће предмет е-поште, а опис ће бити тело е-поште. На пример, рецимо да ми је нетко послао е-поштом питање Како трајно избрисати свој Фацебоок налог.

Једном када се пошаље горе наведени емаил, догађају се две ствари:

1. Проблем се ствара у хелп.гроовипост ИссуеБурнер групи
2. Примам мејл са обавештењем као таквим.

Имајте на уму да може проћи неколико минута да се проблем појави.

А ево га у Гмаилу ...

Одговарање задацима

Ако корисник нема налог ИссуеБурнер, добиће одговор у конзервирајућем обавештавању да је проблем примљен. Они ће такође бити позвани да се пријаве.

Рецимо, као одговор овом читаоцу, желим да их усмерим у наш пост о брисању вашег Фацебоок налога. Могао бих да одговорим на е-пошту коју сам добио од ИссуеБурнер да додам адресу Коментирај. Без обзира да ли се читалац пријавио, добит ће обавештење да је издање ажурирано коментаром.

Ако се региструју, могу пратити све коментаре и статус своје емисије из сопственог ИссуеБурнер налога.

Читалац или купац може одговорити на е-пошту својим коментаром, обавештавајући вас да ли је ваше решење то поправило или не. То се додаје задатку као коментар, који можете видети са сопствене ИссуеБурнер контролне табле.

Управљање и закључивање проблема

Проблеме можете сортирати по групи или статусу на ИссуеБурнер.цом.

ИссуеБурнер.цом такође има веома леп мобилни сајт.

Након што је проблем решен, једноставно га можете затворити са надзорне плоче ИссуеБурнер. Сви придружени корисници биће обавештени као такви. Алтернативно, можете то означити као „Касније“Што може бити корисно ако је решење у току и желите да наставите када је доступно.

Такође, овде ћете приметити да сам додао име Интерни коментар. То ће моћи видети само чланови групе и администратори. На пример, ако желите да назовете купца дрогом или кажете свима да игноришу његове захтеве, то можете учинити са унутрашњим коментаром и они неће бити ништа мудрији.

Закључак

Као што сам напоменуо, ово је само једна апликација за ИссуеБурнер. Можете га користити за сарадњу са групама или за праћење задатака за себе. На пример, ако желите да подсетите да пратите контакт ако они не одговоре, али не желе да они морају да виде ваше проблеме ИссуеБурнер, можете да БЦЦ иссуес@иссуебурнер.цом. Или можете да га употребите за праћење рачуна и рачуна путем ЦЦ-а иссуес@иссуебурнер.цом сваки пут када пошаљете е-пошту свом рачуноводственом одељењу. Ако сте паметни и организовани, ИссуеБурнер може бити предност за вашу продуктивност.

Имајте на уму да ИссуеБурнер јесте тренутнобесплатнои остаће слободан док је у бета верзији. Вебиог, компанија која је направила ИссуеБурнер и ЦлоудМагиц, обећава да ће вам отказати 60 дана пре увођења било које структуре цена. Они не знају како би то могло изгледати у будућности, али вероватно ће имати бесплатну и плаћену верзију.

П.С. Стварно сам створио овај систем, па ако имате горућа питања, пишите ми на адресу јацк+хелп@гроовипост.цом или погледајте наше форум.