Како написати политику друштвених медија за оснаживање запослених: Испитивач друштвених медија

Да ли ваша компанија има политику друштвених медија?

Да ли су запослени збуњени око тога шта могу, а шта не могу да објављују?

Политике друштвених медија морају испуњавати законске и правне захтеве компаније, али треба да укључују отворене могућности за запослене да подрже ваше напоре на друштвеним мрежама.

У овом чланку ћете откријте како да креирате политику друштвених медија која ослобађа учешће запослених.

Зашто политика друштвених медија?

Истраживања показују да је већина запослених спремна да дели информације о компанији - они једноставно нису сигурни шта да деле, јер не желе да упадају у невоље.

Конструктивна политика друштвених медија широм компаније ће одговорити на питања и подстакните запослене да додају подршку на друштвеним мрежама кад год је могуће.

Циљ овог чланка је да вам помогне да развијете политику која је добродошла, а не неодољива. Ево девет компонената ефикасне политике оснаживања друштвених медија.

# 1: Размотрите корпоративну културу

Ваша корпоративна култура гради се годинама. Дефинише уверења, понашања и очекивања компаније. Имајте то на уму док се припремате за писање (или преписивање) смерница за друштвене медије.

Откријте које се још политике компаније (нпр. ХР и ИТ) могу преклапати са вашим новим напорима на друштвеним мрежама.

Без обзира да ли те постојеће смернице покривају поверљиве информације, узнемиравање, технологију, вођење евиденције или друге активности, будите сигурни да то радите знајте које се од вас очекује да интегришете у начела друштвених медија.

Сада се поставља питање како планирате да уградите те (могуће строге) политике у нову политику која треба да подстакне веће ангажовање запослених на друштвеним мрежама?

Постојећа очекивања компаније морају се пренети на нову политику како би се избегла забуна, прекомерно дељење и ризик компаније.

# 2: Набавите извршну и одељенску пријаву

Закажите састанак и позовите главне заинтересоване стране у оквиру ваше организације и делегата из потребних одељења. Обавезно, најмање имају представнике из људских ресурса, правне, комуникационе и информационе технологије.

Током састанка, разговарати о писању политике и процесу одобравања. Нагласите потенцијал социјално активних запослених—Важност дељења најава и лансирања производа, могуће слушање и ангажовање на фронту и дељење најава о регрутовању.

Поново нагласите своје поене делећи приче о успеху из предузећа са социјално оснаженим запосленима као што су Делл, Цисцо или други који су повезани са вашом нишом.

# 3: Одредите опсег

Добро написана политика започиње чврстим планом. Дефинисање обима ваше политике друштвених медија води цео процес и све наредне промене.

Одговорите на ова питања: Да ли компанија жели вишеструке смернице за обраћање различитим одељењима и мрежама; једна комбинована детаљна политика; или једну општу политику која се примењује на компанију у целини?

Док ви одлучујете, имајте на уму да је политика коју пишете за „опште запослене. “ Требало би да постоје одвојене смернице које се односе само на тим за друштвене медије (са додатним слободним временом јер они воде пројекте). Политика тима за друштвене медије треба да садржи барем водич за стил, приручник и интерну стратегију.

Ове посебне одредбе можете изоставити из своје опште политике како би биле кратке.

# 4: Истраживање државних и савезних закона

Навигација како државни и савезни закони утичу на политику друштвених медија ваше компаније захтева време, али је неопходно. Не желите да вас казне због непоштовања закона.

Истражите НЛРБ и друге савезне законе о раду који могу заштитити постове на друштвеним мрежама. Савезна трговинска комисија има правила о томе како откривају препоруке, прегледе и друге ситуације у којима се производ или плаћање врши због друштвених помена. Остали закони забранити клаузуле о непоштовању закона у уговорима о купцима на мрежи.

Припазите на забринутост заинтересованих страна и шефова одељења. На пример, како неке компаније развијају политике друштвених медија, тврде да им је потребан приступ личним корисничким именима и лозинкама друштвених медија како би се осигурала тајност предузећа.

Осамнаест држава донело је законе који забрањују послодавцима да захтевају корисничка имена или лозинке: Маине и Висцонсин (2014); Аркансас, Колорадо, Илиноис, Невада, Њу Џерзи, Нови Мексико, Орегон, Јута, Вермонт и Вашингтон (2013); Калифорнија, Делавер, Илиноис, Мериленд, Мичиген и Њу Џерзи (2012).

Национална конференција државних законодавних тела има неке од најбољих детаља о државама које доносе и разматрају ове законе. Национални одбор за радне односе „Штити права запослених да заједнички делују ради решавања услова на послу, са синдикатом или без њега, укључујући расправе на друштвеним мрежама у те сврхе.“

Укратко, обавезно разговарајте са правним одељењем како бисте били сигурни да не кршите права запослених.

# 5: Појасните правила политике

Ваш циљ је, наравно, да оснажити запослене да буду активни на друштвеним мрежама канали и подржати компанију на позитивне начине. Како напредујете, можда ћете открити да су запослени често вољни да помогну у размени информација о компанији, али можда не знају шта или како.

Можете помозите им разјашњавањем познатих проблема и тражењем додатних питања о друштвеним мрежама.

Цровдсоурцинг тих питања осигурава да су сви на истој страници. На пример, можда мислите да запослени имају питања о томе да ли да деле одређене веб странице, а заправо имају основнија питања - да ли би им се свидела Фацебоок страница компаније? Да ли компанија може да види или овласти њихове личне постове?

Одговорите на најчешћа питања у вашем документу.

# 6: Адреса професионалне и личне употребе

Постоји мноштво питања која треба размотрити у вези са професионалном и личном употребом друштвених медија. Када запослени могу да користе друштвене медије током радног дана? Да ли смеју да објављују лична ажурирања током радног времена (нпр. Током ручка или у паузи)?

Дефинишите обим прихватљиве употребе друштвених медија у канцеларији. Неке компаније имају двоструке политике засноване на типу запослених - нпр. Бацк-оффице и административни професионалци могу да користе друштвене мреже током радног времена, али запослени по сатима то не раде.

Одељења која су директно укључена у маркетинг друштвених медија треба да имају одредбе које им омогућавају приступ каналима социјалних медија по потреби.

Обратите се томе да ли запослени треба да открију повезаност са компанијом приликом објављивања података о компанији. Укључите прихватљиве стандарде објављивања за људе за које се може видети да представљају вашу компанију на друштвеним мрежама.

Подстакните одговарајућа лична ажурирања (ван радног времена) приликом укључивања референци компанија. Запамтите, не можете регулисати шта запослени раде у слободно време, али можете давати предлоге.

# 7: Нека буде кратко

До сада сте се саветовали са кључним играчима; истраживао политику предузећа, државне и савезне законе; прикупљена питања запослених; и утврђене смернице за употребу друштвених медија током радног времена.

Толико информација може лако попунити мапу или две. За вашу опсежну политику то је у реду - и ви бисте требали да имате њену копију у одговарајућим одељењима.

Међутим, ако дистрибуирате ту свеобухватну политику запосленима, мало је вероватно да ће је прочитати - она ​​ће завршити на полици негде скупљајући прашину.

Још важније, ако су смернице за друштвене медије веће од две странице, већина запослених ће вероватно бити збуњена и биће мање вероватно да ће се укључити у напоре компаније за друштвене медије.

Дестилирати већи политике у кратке, лако разумљиве смернице. Заправо, Форд има једну страницу који покрива најважније делове њене целокупне политике.

КПГ је креирао четвороминутни видео који објашњава њихове смернице за друштвене медије. Прва два минута упознајте запослене са друштвеним мрежама и како се користе за важну комуникацију са купцима. У 2:30 сажето изјављују како да представљају компанију на тим каналима.

Мој савет за смањење величине политике: Уместо да укључује посебна правила о поверљивости, узнемиравању или у другим областима које су већ обухваћене постојећим политикама, укратко их наведите и подстакните запослене да их прочитају одвојено.

Избегавајте сложена правила како би запосленици били оснажени, а не збуњени.

# 8: Обука запослених

Чак и након што дистрибуирате кратку верзију смерница за друштвене медије, мораћете одвојите време за обуку запослених.

Тај тренинг ће несумњиво укључују искрене дискусије о ограничењима. Разбити сваку опажену негативност укључивањем надахњујућих и оснажујућих елемената.

Учините друштвене медије релевантним за запослене објашњавајући да су то заправо добре ствари за посао— Помаже убрзању циклуса продаје и повећању стопе затварања. Запослени можда не схватају да је просечан корисник Фацебоок-а у 40-им, а не 14-ој години.

Укључивање ових елемената помаже мотивисати запослене да започну са друштвеним деловањем.

# 9: Покрените политику друштвених медија

Зар не као торта? Наравно - сви знају. Организујте забаву поводом политике друштвених медија како бисте људе узбудили и подигли свест о вашем поновном фокусу на ангажовање запослених.

Дијелите награде за људе који су већ укључени у друштвене мреже. Можете чак и гамифи учешће стварањем програма за праћење друштвених медија на интранету. Препознајте главне звезде друштвених медија у имејловима компаније или пошаљите награде (ако имате буџет).

ако ти нека буде забавно, људи ће желети да учествују!

Над вама

Израда политике друштвених медија која испуњава компанијска и законска ограничења, оснажује запосленике и која је кратка и слатка је прилично подухват.

Управљање његовим развојем захтева слушање одређеног броја сарадника и дестилацију важних делова у а кратка, лако разумљива политика која смањује ризик за компанију и даје запосленима слободу да је подрже компанија.

Нова политика може бити окупљање помоћи запосленима у целој организацији да разумеју друштвене медије, повећати активност и помоћи у стварању друштвено активније компаније.

Шта ти мислиш? Да ли сте креирали политику друштвених медија компаније? Које сте ставке укључили? Јавите нам у коментарима испод!